Thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam

1. Tài liệu tối thiểu

- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu, đánh máy theo mẫu số 08 Phụ lục I Nghị định 65/2023/NĐ-CP [Mô tả nhãn hiệu: mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành nhãn hiệu và ý nghĩa chung của nhãn hiệu, nếu có; Nếu nhãn hiệu có chứa từ ngữ, cụm từ thuộc ngôn ngữ hình tượng thì từ ngữ, cụm từ đó phải được phiên âm; Nhãn hiệu có chứa từ ngữ, thành ngữ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt. Nếu nhãn hiệu có chứa chữ số không phải là chữ số Ả Rập hoặc La Mã thì phải dịch sang chữ số Ả Rập; Mục Danh mục hàng hóa/dịch vụ trong tờ khai phải được phân nhóm theo Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa, dịch vụ (theo Thỏa ước Nice lần thứ 12)] (Mẫu kèm theo).

- 05 mẫu nhãn hiệu đính kèm (mẫu nhãn hiệu đính kèm phải trùng với mẫu nhãn hiệu dán trên tờ khai đăng ký, bao gồm cả kích thước và màu sắc. Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng về kích thước của từng thành phần. Các phần bên trong nhãn hiệu không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm. Toàn bộ nhãn hiệu phải được trình bày trong một khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm. Nếu có yêu cầu bảo hộ màu sắc, tất cả các mẫu nhãn hiệu trên tờ khai và tờ đính kèm phải được trình bày theo đúng màu sắc cần bảo hộ);

- Chứng từ thanh toán phí và lệ phí.

Trong trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu là nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận thì ngoài các tài liệu tối thiểu nêu trên, đơn đăng ký còn phải bao gồm các tài liệu sau:

- Quy định về sử dụng nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận;

- Bản thuyết minh về tính chất đặc trưng (hoặc độc đáo), chất lượng của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng sản phẩm hoặc nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);

- Bản đồ khu vực địa lý (nếu nhãn hiệu đã đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm hoặc nhãn hiệu có chứa địa danh, biển báo chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).

- Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép sử dụng địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương để đăng ký nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu đã đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).

2. Các giấy tờ khác (nếu có)

- Giấy ủy quyền (nếu nộp đơn đăng ký thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp);

- Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (nếu nhãn hiệu yêu cầu bảo hộ có chứa biểu tượng, cờ, phù hiệu của các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế...);

- Tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn được hưởng quyền đó của người khác;

- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu đơn yêu cầu hưởng quyền ưu tiên).

3. Yêu cầu chung đối với đơn đăng ký

- Mỗi đơn chỉ được yêu cầu cấp một văn bằng bảo hộ và loại văn bằng bảo hộ yêu cầu cấp phải phù hợp với nhãn hiệu nêu trong đơn;

- Tất cả các tài liệu nộp đơn phải được làm bằng tiếng Việt. Đối với các tài liệu được làm bằng ngôn ngữ khác theo quy định tại Điều 100.2 của Luật Sở hữu trí tuệ thì phải được dịch sang tiếng Việt;

- Tất cả các tài liệu phải được trình bày theo chiều dọc (chỉ có bản vẽ, sơ đồ và bảng biểu được trình bày theo chiều ngang) trên một mặt giấy khổ A4 (210mm x 297mm), đặc biệt đối với các tài liệu là bản sao. Bản đồ khu vực địa lý có thể được trình bày trên giấy khổ A3 (420mm x 297mm), có lề ở bốn mặt, mỗi lề rộng 20mm, phông chữ Times New Roman, chữ cái không nhỏ hơn 13, trừ các tài liệu hỗ trợ mà nguồn gốc không có ý định đưa vào đơn.

- Đối với các văn bản cần lập theo mẫu thì bắt buộc phải sử dụng mẫu đó và ghi đầy đủ thông tin theo quy định vào đúng chỗ;

- Đối với mỗi loại tài liệu, trừ bộ ảnh, bản vẽ thiết kế công nghiệp, nếu gồm nhiều trang thì mỗi trang phải ghi số trang bằng chữ số Ả Rập;

- Tài liệu phải được đánh máy hoặc in bằng mực không phai, rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa, không sửa chữa; Nếu tài liệu có từ 2 trang trở lên thì phải có dấu xác nhận của người nộp đơn/cơ quan ban hành văn bản (nếu có); Trường hợp phát hiện lỗi chính tả không đáng kể trong tài liệu nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ, người nộp đơn có thể sửa lỗi đó, nhưng tại nơi sửa lỗi phải có chữ ký xác nhận (và đóng dấu, nếu có) của người nộp đơn;

- Thuật ngữ sử dụng trong đơn phải thống nhất, phổ biến (không sử dụng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo). Ký hiệu, đơn vị đo lường, phông chữ điện tử, quy tắc chính tả sử dụng trong đơn phải tuân thủ theo chuẩn Việt Nam);

- Đơn có thể kèm theo các tài liệu hỗ trợ là vật mang dữ liệu điện tử của một phần hoặc toàn bộ nội dung đơn.

4. Phí và lệ phí đăng ký nhãn hiệu

- Lệ phí xét tuyển: 150.000đ

- Phí công bố đơn: 120.000 VND

- Phí tra cứu Nhóm dân cư: 180.000đ/01 nhóm sản phẩm, dịch vụ

- Phí tra cứu từ sản phẩm, dịch vụ thứ 7 trở đi: 30.000đ/01 sản phẩm, dịch vụ

- Phí thẩm định nội dung: 550.000đ/01 nhóm sản phẩm, dịch vụ

- Phí thẩm định nội dung từ sản phẩm/dịch vụ thứ 7 trở đi: 120.000đ/01 sản phẩm, dịch vụ.

5. Thời hạn xử lý đơn đăng ký nhãn hiệu

Kể từ ngày Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận, đơn đăng ký nhãn hiệu được xem xét theo thứ tự sau:

- Đánh giá chính thức: 01 tháng

- Công bố đơn: trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày đơn đăng ký nhãn hiệu có quyết định chấp nhận đơn hợp lệ

- Thẩm định nội dung: không quá 09 tháng kể từ ngày công bố đơn.

[Điều 110.3, Điều 119 của Luật Sở hữu trí tuệ; Điều 9, Điều 10 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN/2023/TT-BKHCN]

6. Mẫu đơn xin việc

Người nộp đơn có thể lựa chọn nộp hồ sơ giấy hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ, cụ thể:

a) Mẫu đơn xin cấp giấy

Người nộp đơn có thể nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến một trong các điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ, cụ thể:

- Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ, địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

- Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại TP.HCM, địa chỉ: Số 31 Hàn Thuyên, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.

- Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Đà Nẵng, địa chỉ: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Trong trường hợp nộp đơn đăng ký nhãn hiệu qua đường bưu điện, người nộp đơn cần chuyển tiền qua dịch vụ bưu điện, sau đó photocopy Giấy biên nhận chuyển tiền và gửi cùng hồ sơ đăng ký đến một trong các điểm tiếp nhận đơn nêu trên do Cục Sở hữu trí tuệ nêu để chứng minh số tiền đã nộp.

(Lưu ý: Khi chuyển phí, lệ phí đến một trong các điểm tiếp nhận đơn nêu trên của Cục Sở hữu trí tuệ, người nộp đơn cần gửi hồ sơ qua bưu điện tương ứng đến điểm tiếp nhận đơn đó).

b) Mẫu đơn đăng ký trực tuyến

- Điều kiện để nộp hồ sơ trực tuyến: Người nộp hồ sơ cần có chứng thư số và chữ ký số, đăng ký tài khoản trên Hệ thống tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận tài khoản để thực hiện giao dịch dịch vụ đăng ký quyền sở hữu công nghiệp.

- Thủ tục nộp đơn trực tuyến: Người nộp đơn cần khai báo và nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trên hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ, sau khi hoàn tất khai báo và nộp đơn nêu trên. Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến. Hệ thống sẽ trả về cho người nộp đơn Giấy xác nhận nộp hồ sơ trực tuyến. Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn trực tuyến, người nộp đơn phải đến một trong các điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ vào các ngày làm việc trong giờ hành chính để xuất trình Giấy xác nhận nộp hồ sơ trực tuyến theo lộ trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) và nộp phí/lệ phí theo quy định. Nếu hồ sơ và lệ phí đầy đủ theo quy định, cán bộ tiếp nhận đơn sẽ cấp số đơn cho Tờ khai trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến. Nếu hồ sơ và lệ phí không đầy đủ theo quy định, đơn sẽ bị từ chối. Trường hợp Người nộp đơn không hoàn tất thủ tục nộp đơn theo quy định, hồ sơ trực tuyến sẽ bị hủy và Thông báo hủy hồ sơ trực tuyến sẽ được gửi đến Người nộp đơn trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến.

[Điều 100, Điều 101, Điều 105 Luật Sở hữu trí tuệ; Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN/2023/TT-BKHCN]