Quy trình quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

1. Quản lý tài sản doanh nghiệp là gì?

Quản lý tài sản doanh nghiệp là quá trình quản lý và giám sát, bảo vệ các tài sản của doanh nghiệp, bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Mục tiêu chính của quản lý tài sản doanh nghiệp là đảm bảo rằng tất cả các tài sản đều được sử dụng một cách hiệu quả và được bảo vệ khỏi các rủi ro, thiệt hại.

Quản lý quy trình sử dụng tài sản doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng, yêu cầu sự quản lý tỉ mỉ và sử dụng các công cụ quản lý tài sản phù hợp để đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả và góp phần tăng tính cạnh tranh trong thị trường.

2. Quy trình quản lý tài sản cố định

2.1. Bước 1: Lập kế hoạch quy trình quản lý tài sản

Quy trình quản lý tài sản cố định thường bắt đầu bằng việc nộp đơn đăng ký tài sản (A/R) để được phê duyệt. Bất kỳ ai có quyền đăng ký tài sản cố định phải chuẩn bị mẫu Yêu cầu phê duyệt (Appropriation Request – AR) và cung cấp thông tin chi tiết về tài sản cố định được đề xuất. Sau đó, đơn đăng ký này sẽ được gửi đi để xem xét và phê duyệt.

2.2. Bước 2: Nhập và ghi nhận tài sản cố định

Tài sản cố định có thể được chia thành tài sản tự xây dựng và tài sản mua. Sau khi AR được chấp thuận, quy trình tiếp theo thường là đơn đặt hàng, đặc biệt trong trường hợp cần mua tài sản từ nhà cung cấp. Đơn đặt hàng này chứa thông tin về tài sản, số lượng, giá cả và các điều khoản, điều kiện mua bán.

Sau khi tài sản được giao hàng từ nhà cung cấp, nó thường được nhập vào hệ thống kế toán của tổ chức. Quá trình nhập tài sản vào hệ thống kế toán có thể được thực hiện thông qua việc nhập hóa đơn tài sản, tạo bút toán để ghi tài sản vào tài khoản phải trả hoặc sử dụng phân hệ mua sắm của hệ thống quản lý.

Ngoài ra, tài sản cũng có thể được nhập trực tiếp vào hệ thống quản lý tài sản cố định.

2.3. Bước 3: Sử dụng tài sản cố định

• Giao tài sản cố định cho người sử dụng: Xác định rõ người sử dụng có trách nhiệm và quyền hạn liên quan đến TSCĐ. Thông thường, một phiếu giao nhận có thể được sử dụng để ghi lại việc chuyển giao, bao gồm thông tin về người nhận, ngày nhận, mô tả TSCĐ,…
• Hướng dẫn sử dụng và bảo quản tài sản cố định: Người sử dụng cần được hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản TSCĐ để đảm bảo rằng TSCĐ được vận hành và bảo quản đúng cách.
• Theo dõi tình trạng sử dụng tài sản cố định: Việc theo dõi này giúp đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ, đưa ra quyết định về bảo trì, nâng cấp hoặc thay thế và đảm bảo rằng TSCĐ đáp ứng các yêu cầu và mục đích sử dụng của tổ chức.

2.4. Bước 4: Khấu hao

Khấu hao TSCĐ (Tài sản cố định) là quá trình phân bổ giá trị của tài sản cố định thành các khoản khấu hao trong suốt thời gian sử dụng của chúng.

Phương pháp xác định khấu hao phổ biến như phương pháp khấu hao thẳng đều (straight-line depreciation), phương pháp khấu hao giảm dần theo dư nợ (declining balance depreciation), phương pháp khấu hao sản lượng (units-of-production depreciation), v.v.

Cuối mỗi thời kỳ (tháng/quý/năm), bạn cần trích khấu hao từ giá trị tài sản ban đầu và ghi nhận nó trong sổ sách kế toán. Việc này có thể được thực hiện bằng cách giảm giá trị tài sản ban đầu theo mức khấu hao tương ứng cho thời kỳ đó.

2.5. Bước 5: Thanh lý và loại bỏ tài sản không giá trị

Khi một tài sản cố định không còn có thể sử dụng, trở nên lỗi thời hoặc không thể sửa chữa được, thì thông thường tài sản đó sẽ được thanh lý hoặc loại bỏ. Khi tài sản cố định hết giá trị sử dụng, không còn được trích khấu hao.

Có nhiều phương pháp để thanh lý hoặc loại bỏ tài sản cố định, bao gồm từ bỏ, bán, trao đổi hoặc tiêu hủy. Quá trình thanh lý sẽ ghi nhận các tác động tài chính trong báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Bất kỳ chênh lệch nào giữa giá trị ghi sổ (giá trị tài sản trong sổ sách kế toán) và giá trị thực hiện (giá trị tài sản khi thanh lý) sẽ được ghi nhận là lãi hoặc lỗ trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

2.6. Bước 6: Kê khai tài sản cố định

Quá trình kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm các bước như sau: