Những lưu ý khi thành lập công ty cổ phần lần đầu theo quy định mới

1. Những điều cần biết về công ty cổ phần theo luật hiện hành

Để nắm được những vấn đề cơ bản về công ty cổ phần, trước tiên ta cần xét các quy định dưới góc độ pháp luật về dân sự và doanh nghiệp mới nhất.

Theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp, trong đó:

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
• Cổ đông là cá nhân hoặc tổ chức sẽ sở hữu cổ phần. Công ty cổ phần phải có từ 3 cổ đông và không hạn chế số lượng tối đa. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
• Lợi nhuận mà cổ đông nhận được từ việc sở hữu cổ phần là cổ tức;
• Công ty cổ phần có thể huy động vốn bằng cách phát hành cổ phiếu.

Tuy nhiên, không phải cứ 03 người cùng góp vốn (tiền, tài sản...) hoạt động và chia lợi nhuận là có thể hình thành ngay doanh nghiệp. Cụ thể, theo Điều 74 Bộ Luật Dân sự 2015, một tổ chức được coi là có tư cách hoạt động phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là một tổ chức hoạt động kinh tế;
• Có tên riêng, có tài sản, trụ sở giao dịch ổn định;
• Được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Thời điểm công ty cổ phần chính thức có tư cách pháp nhân, được hoạt động hợp pháp là sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty cổ phần: Hồ sơ, mức phí?

2. 6 lưu ý khi thành lập công ty cổ phần

2.1 Số lượng cổ đông

Theo Điểm b Khoản 1 Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, để có thể thành lập công ty cổ phần thì phải có từ 3 cổ đông và không giới hạn số lượng cổ đông được phép tham gia góp vốn.

Ngoài ra, cổ đông trong công ty cổ phần có thể là cá nhân hoặc tổ chức, trừ các trường hợp thuộc Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; cán bộ, công chức, viên chức;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp Nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân… (trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước);
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định;
• Tổ chức không có tư cách pháp nhân; Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.

2.2 Ngành, nghề kinh doanh

- Doanh nghiệp không bị hạn chế số lượng, quy mô, ngành nghề đăng ký kinh doanh, nhưng phải xác định được ngành, nghề kinh doanh chính (Căn cứ: Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trên thực tế, khi thành lập công ty, mọi người thường có xu hướng đăng ký nhiều mã ngành để tránh tình trạng phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nếu đăng ký một cách vô tội vạ có thể gây ra khó khăn không cần thiết, mất thời gian và công sức khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký kinh doanh dịch vụ bảo vệ (không phải ngành nghề chính) với số vốn điều lệ là 10 tỷ. Tuy nhiên, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu vốn pháp định tối thiểu là 01 triệu đô la Mỹ (khoảng 23 tỷ đồng), do vậy, hồ sơ thành lập doanh nghiệp này chắc chắn không được duyệt. Doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian không cần thiết để sửa và nộp lại hồ sơ.

- Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để lên danh sách ngành nghề dự kiến đăng ký hoạt động. Ngoài tên ngành, nghề thì doanh nghiệp cần để ý cả mã ngành nghề cấp bốn.

Nếu muốn chi tiết hơn mã ngành nghề cấp bốn thì công ty lựa chọn một ngành nghề trước rồi ghi thông tin chi tiết ngay dưới ngành cấp bốn, song cần đảm bảo ngành nghề kinh doanh chi tiết đó phù hợp với ngành cấp bốn đã chọn. Ví dụ:

- Đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh được ghi theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đó, ví dụ:

2.3 Vốn điều lệ

Một trong những lưu ý khi thành lập công ty cổ phần mà nhiều người chưa nắm rõ là vốn điều lệ. Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho công ty cổ phần, doanh nghiệp cần nắm rõ:

- Công ty cổ phần được tự đưa ra mức vốn điều lệ. Tuy nhiên, không nên đưa ra mức quá cao so với khả năng huy động vốn, bởi theo Khoản 1 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020, các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh.

- Nếu ngành, nghề kinh doanh của công ty cổ phần thuộc nhóm ngành nghề yêu cầu về vốn pháp định thì khi đăng ký phải để ở mức bằng hoặc hơn so với quy định. Ví dụ: Để thành lập trung tâm giáo dục nghề nghiệp, công ty phải có vốn đầu tư tối thiểu là 5 tỷ đồng bằng nguồn vốn hợp pháp và không bao gồm giá trị về đất đai (Theo Điểm a, Khoản 4, Điều 3 Nghị định 143/2016/NĐ-CP).

- Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài sản dùng để góp vốn (tiền, vàng, nhà đất, ô tô v.v.).

Căn cứ Điều 36 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, nếu tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các chuyên gia, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp được Cục Quản lý giá – Bộ Tài chính cấp phép để xác định giá, làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế, báo cáo tài chính của công ty, đồng thời tránh phát sinh những tranh chấp trong quá trình hoạt động.

2.4 Tên công ty

- Cấu trúc cơ bản của tên công ty là: Loại hình doanh nghiệp + Tên doanh nghiệp, trong đó:

• Loại hình doanh nghiệp của công ty cổ phần phải viết là: “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP”;
• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
• Nếu công ty có tên nước ngoài (tên được dịch từ tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh) thì khi dịch thuật có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

- Ngoài ra, khi đặt tên cho công ty cổ phần, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó;
• Dùng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội…để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó;
• Dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Lưu ý: Trước khi soạn hồ sơ thành lập, công ty nên chuẩn bị danh sách tên dự kiến và kiểm tra trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.

2.5 Trụ sở chính của công ty

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trụ sở công ty phải cụ thể, rõ ràng và thể hiện chi tiết trong hồ sơ đăng ký kinh doanh (ví dụ: thông tin về số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh). Tùy từng vùng, miền, địa phương mà doanh nghiệp cần ghi sao cho phù hợp với thực tế và vẫn đủ cấu thành một địa chỉ rõ ràng, có thể định vị được.

Ngoài ra, theo Điều 6 Luật Nhà ở 2014, công ty cổ phần không được phép đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể (trừ chung cư hỗn hợp vừa dùng để ở vừa có chức năng kinh doanh).

2.6 Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Về vấn đề người đại diện của công ty cổ phần, Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

- Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

- Nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Phải có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần cư trú tại Việt Nam. Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đại diện cần ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam và vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.