Hướng dẫn thủ tục đăng ký nhãn hiệu

1. Tại sao phải đăng ký nhãn hiệu?

Đăng ký nhãn hiệu là thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành với ý nghĩa công nhận quyền sở hữu nhãn hiệu.

Để tránh vi phạm nhãn hiệu của người khác, hãy có cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền của bạn trước việc sử dụng trái phép nhãn hiệu đó. Nhãn hiệu được coi là tài sản trí tuệ của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Do đó, việc đăng ký nhằm mục đích bảo vệ tài sản Sở hữu trí tuệ của mỗi cá nhân và tổ chức. Mọi tổ chức kinh doanh và cá nhân đều có quyền đăng ký nhãn hiệu cho hàng hóa và dịch vụ của mình.

- Đối với cá nhân, tổ chức kinh doanh tại Việt Nam:

• Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ;
• Thông qua công ty đại diện Sở hữu trí tuệ, nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ.

- Đối với cá nhân, tổ chức nước ngoài quy định tại Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, bao gồm:

• Tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nộp đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp trực tiếp hoặc thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam.
• Cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nộp đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam.

Như vậy, tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoặc không có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam, có hoặc không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam hay không đều có quyền đăng ký nhãn hiệu, tuy nhiên, tổ chức, cá nhân nước ngoài cần lưu ý mình thuộc đối tượng nào để xác định được chủ thể mà mình có thể nộp đơn đăng ký quyền của mình.

2. Thủ tục đăng ký nhãn hiệu

a) Tra cứu nhãn hiệu: nhằm kiểm tra xem nhãn hiệu có trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu của chủ thể khác không. Đồng thời đánh giá khả năng nhãn hiệu được cấp văn bằng bảo hộ hay không.

Có 02 hình thức tìm kiếm để khách hàng tham khảo và cân nhắc

• Tra cứu sơ bộ miễn phí trên liên kết http://iplib.noip.gov.vn/WebUI/WSearch.php Cục Sở hữu trí tuệ.
• Tìm kiếm với phí tìm kiếm trả phí từ Cục Sở hữu trí tuệ

Với số lượng lớn đơn đăng ký mỗi năm, việc tìm kiếm nhằm đảm bảo khả năng đăng ký nhãn hiệu.

b) Hồ sơ đăng ký bao gồm:

- 02 tờ khai yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (theo mẫu số 04-NH Thông tư 01/2007/TTBKHCN)

- 05 mẫu nhãn hiệu đính kèm (toàn bộ nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm. Trường hợp cần bảo hộ màu sắc thì tất cả các mẫu nhãn hiệu trên tờ khai và đính kèm phải được trình bày theo đúng màu sắc cần bảo hộ);

- Chứng từ thanh toán phí và lệ phí.

- 01 bản sao có chứng thực giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu/thẻ căn cước công dân để lấy thông tin chuẩn bị hồ sơ (mục đích là lấy thông tin để chuẩn bị giấy ủy quyền, hồ sơ đăng ký ký);

- 01 Giấy ủy quyền (trong trường hợp cá nhân, tổ chức ủy quyền cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nộp đơn)

- Các giấy tờ khác (nếu có):

• Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (nếu nhãn hiệu yêu cầu bảo hộ có chứa biểu tượng, cờ, phù hiệu của các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế, v.v.);
• Tài liệu xác nhận quyền đăng ký;
• Văn bản xác nhận việc hưởng quyền đăng ký từ người khác;
• Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu đơn yêu cầu quyền ưu tiên).

c) Mẫu đơn đăng ký:

- Nộp trực tiếp:

Người nộp đơn có thể nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến một trong các điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ. Cụ thể:

• Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ, địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại TP.HCM, địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Đà Nẵng, địa chỉ: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng

- Nộp hồ sơ trực tuyến:

Người nộp đơn cần có chứng thư số, chữ ký số, đăng ký tài khoản trên Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến và được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận tài khoản để thực hiện giao dịch đăng ký quyền sở hữu công nghiệp.

• Đầu tiên, người nộp đơn cần khai báo và nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trên Hệ thống tiếp nhận đơn. Khi hoàn tất, người nộp đơn sẽ nhận được biểu mẫu xác nhận đơn đăng ký trực tuyến.
• Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn, người nộp đơn phải đến một trong các điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ trong giờ hành chính để xuất trình giấy xác nhận nộp đơn trực tuyến và các tài liệu kèm theo (nếu có) và nộp phí/lệ phí theo quy định. Sau đó, cán bộ tiếp nhận đơn sẽ cấp số đơn vào Tờ khai trên Hệ thống
• Trong trường hợp người nộp đơn không hoàn tất thủ tục nộp đơn, các tài liệu trực tuyến sẽ bị hủy và Thông báo hủy tài liệu sẽ được gửi cho người nộp đơn trên Hệ thống tiếp nhận đơn.

Lưu ý: Trên thực tế, hình thức nộp đơn trực tuyến đã được áp dụng nhưng phải trải qua nhiều quy trình (có chữ ký số hoặc chứng thư số), hơn nữa khi nộp phí/lệ phí, doanh nghiệp chỉ có thể chuyển tiền qua Ngân hàng chứ không thể nộp qua các hình thức khác. Do đó, nếu có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp nên nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

d) Theo dõi đơn đăng ký:

Kể từ ngày Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận, đơn đăng ký nhãn hiệu được xem xét theo thứ tự sau:

• Đánh giá chính thức: 01 tháng
• Công bố đơn: trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày đơn đăng ký nhãn hiệu có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ
• Thẩm định nội dung: không quá 09 tháng kể từ ngày công bố đơn.

Trong trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu đủ điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho chủ sở hữu.

Lưu ý: Thời hạn bảo hộ nhãn hiệu là 10 năm kể từ ngày nộp đơn (ngày ưu tiên). Cá nhân, tổ chức có quyền gia hạn văn bằng bảo hộ và được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm đối với toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ quy định tại Điểm a Khoản 19 Điều 1. Thông tư 16/2016/TT-BKHCN.