Процесс управления основными средствами на предприятиях

1. Что такое управление активами предприятия?

Управление активами предприятия — это процесс управления и мониторинга, защиты активов предприятия, включая как материальные, так и нематериальные активы. Основная цель управления активами предприятия — обеспечить эффективное использование всех активов и их защиту от рисков и ущерба.

Управление процессом использования активов предприятия является важной задачей, требующей тщательного управления и применения соответствующих инструментов управления активами для обеспечения эффективного использования активов организации и содействия повышению конкурентоспособности на рынке.

2. Процесс управления основными средствами

2.1 Шаг 1: Разработать план процесса управления активами

Процесс управления основными средствами обычно начинается с подачи заявки на регистрацию активов (AR) для утверждения. Любой, кто имеет полномочия регистрировать основные средства, должен подготовить форму запроса на ассигнования (AR) и предоставить подробную информацию о предлагаемых основных средствах. Затем эта регистрационная форма будет отправлена на рассмотрение и утверждение.

2.2 Шаг 2: Приобретение и регистрация активов

Основные средства можно разделить на самодельные и приобретенные. После одобрения AR следующим шагом обычно является размещение заказа, особенно в случае покупки активов у поставщиков. Этот заказ на покупку содержит информацию об активах, количестве, ценах и условиях продажи.

После поставки активов поставщиком они обычно вводятся в учетную систему организации. Процесс ввода активов в учетную систему может быть выполнен путем ввода счетов-фактур активов, создания журнальных записей для регистрации активов на счете кредиторской задолженности или с использованием модуля закупок системы управления.

Кроме того, активы также могут быть напрямую введены в систему управления основными средствами.

2.3 Шаг 3: Использование основных средств

• Передача основных средств пользователям: четко определить обязанности и полномочия пользователей, связанные с основными средствами. Обычно для документирования передачи может использоваться квитанция о приеме, включающая информацию о получателе, дату получения, описание основных средств и т. д.
• Предоставление рекомендаций по использованию и обслуживанию основных средств: пользователи должны быть проинструктированы о том, как использовать и обслуживать основные средства, чтобы гарантировать их правильную эксплуатацию и сохранность.
• Мониторинг состояния использования основных средств: этот мониторинг помогает оценить эффективность использования основных средств, принять решения о техническом обслуживании, модернизации или замене, а также обеспечить соответствие основных средств требованиям и целям организации.

Амортизация основных средств (ОС) — это процесс распределения стоимости основных средств на амортизационные расходы в течение срока их полезного использования.

Распространенные методы определения амортизации включают линейный метод, метод уменьшаемого остатка, метод амортизации пропорционально объему продукции и т. д.

В конце каждого периода (месяца/квартала/года) необходимо выделить амортизацию из первоначальной стоимости актива и зафиксировать ее в бухгалтерских записях. Это можно сделать, уменьшив первоначальную стоимость актива на соответствующую сумму амортизации за этот период.

2.5 Шаг 5: Распоряжение и ликвидация бесполезных активов

Когда основной актив больше не пригоден для использования, устаревает или не может быть отремонтирован, он обычно утилизируется или ликвидируется. Когда основной актив достигает конца своего срока службы, он больше не амортизируется.

Существует множество методов утилизации или ликвидации основных средств, включая отказ, продажу, обмен или утилизацию. Процесс утилизации зафиксирует финансовые последствия в финансовых отчетах и результатах операционной деятельности компании.

Любая разница между балансовой стоимостью (стоимостью актива в бухгалтерских записях) и стоимостью реализации (стоимостью актива при выбытии) будет признана как прибыль или убыток в результатах операционной деятельности предприятия.

2.6 Шаг 6: Инвентаризация основных средств

Процесс инвентаризации основных средств включает в себя следующие этапы: